LP#1440114 Blanket order release notes
authorBill Erickson <berickxx@gmail.com>
Mon, 13 Apr 2015 15:11:47 +0000 (11:11 -0400)
committerBill Erickson <berickxx@gmail.com>
Wed, 19 Aug 2015 16:33:28 +0000 (12:33 -0400)
Signed-off-by: Bill Erickson <berickxx@gmail.com>
Signed-off-by: Kathy Lussier <klussier@masslnc.org>
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new file mode 100644 (file)
index 0000000..8effc61
--- /dev/null
@@ -0,0 +1,53 @@
+==== "Blanket" Orders
+
+"Blanket" orders allow staff to invoice an encumbered amount multiple times,
+paying off the charge over a period of time.  The work flow supported by this 
+development assumes staff does not need to track the individual contents of 
+the order, only the amounts encumbered and invoiced in bulk.
+
+===== Example
+
+ . Staff creates PO with a Direct Charge of "Popular Fiction 2015" and
+   a charge type of "Blanket Order".
+ . The amount entered for the charge equals the total amount expected
+   to be charged over the duration of the order.
+ . When a shipment of "Popular Fiction" items arrive, staff creates an 
+   invoice from the "Popular Fiction 2015" PO page and enters the amount 
+   billed/paid for the received shipment under the "Popular Fiction 2015" 
+   charge in the invoice.
+ . When the final shipment arrives, staff select the 'Final invoice
+   for Blanket Order' option on the invoice screen to mark the PO as
+   'received' and drop any remaining encumbrances to $0.
+  .. Alternatively, if the PO needs to be finalized without creating
+     a final invoice, staff can use the new 'Finalize Blanket Order'
+     option on the PO page.
+
+===== New Components/Terminology/Concepts
+
+ * Invoice Item Types have a new flag called 'blanket', available under
+   Admin -> Server Administration -> Acq -> Invoice Item Types in the
+   staff client.
+ * Any direct charge using a 'blanket' item type will create a long-lived
+   charge that can be invoiced multiple times.
+ * Such a charge is considered open until its purchase order is "finalized" 
+   (received).
+ * "Finalizing" a PO changes the PO's state to 'received' (assuming there are
+   no pending lineitems on the PO) and fully dis-encumbers all blanket charges
+   on the PO by setting the fund_debit amount to $0 on the original fund_debit
+   for the charge.
+ * Invoicing a 'blanket' charge does the following under the covers:
+  .. Create an invoice_item to track the payment
+  .. Create a new fund_debit to implement the payment whose amount matches the
+     invoiced amount.
+  .. Subtract the invoiced amount from the fund_debit linked to the original
+     'blanket' po_item, thus reducing the amount encumbered on the charge as 
+     a whole by the invoiced amount.
+ * A PO can have multiple blanket charges.  E.g. you could have a blanket
+   order for "Popular Fiction 2015" and a second charge for "Pop Fiction 
+   20156 Taxes" to track / pay taxes over time on a blanket charge.
+ * A PO can have a mix of lineitems, non-blanket charges, and blanket charges.  
+ * A 'blanket' Invoice Item Type cannot also be a 'prorate' type, since it's
+   nonsensical.  Blanket items are encumbered, whereas prorated items are 
+   only paid at invoice time and never encumbered.
+
+